شرح برنامج المساعد الذكي من مايكروسوفت كوبايلوت على الواتساب

 

نظام إدارة معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو أداة أساسية لإدارة الموارد البشرية في الشركات الحديثة. يسمح HRIS بجمع، تخزين، وتحليل بيانات الموظفين بكفاءة، مما يساعد على تحسين العمليات الإدارية واتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة. 

بفضل ميزات الأتمتة، التحليل المتقدم، وتكامل البيانات، يقلل HRIS من الوقت والتكاليف المرتبطة بالعمليات اليدوية.

يوفر النظام تقارير مفصلة تساعد المديرين على اتخاذ قرارات مبنية على بيانات موثوقة، مما يعزز من كفاءة العمل وقدرة الشركات على التنافس في السوق العالمية.

ما هو نظام إدارة معلومات الموارد البشرية (HRIS)؟

نظام معلومات الموارد البشرية، المعروف اختصاراً بـ HRIS، هو حل برمجي يُستخدم لجمع وإدارة وتخزين ومعالجة معلومات الموظفين في المنظمة. بعبارة أخرى، تستخدم فرق الموارد البشرية نظام HRIS للعمل بكفاءة أكبر واتخاذ قرارات مبنية على البيانات.

عادةً ما يتضمن نظام معلومات الموارد البشرية الميزات الأساسية اللازمة لإدارة الموارد البشرية من البداية إلى النهاية. يساعد هذا النظام الشركات على إدارة وأتمتة العمليات الأساسية للموارد البشرية، مثل:

• إدارة بيانات الموظفين: جمع وتخزين وتنظيم معلومات الموظفين.
• إدارة الفوائد: تنظيم وإدارة خطط الفوائد للموظفين مثل التأمين الصحي والتقاعد.
• معالجة الرواتب: حساب الرواتب وتوزيعها تلقائيًا.
• إدارة الوقت والحضور: تتبع وقت العمل وساعات الحضور والإجازات.
• التقارير والتحليلات: إنشاء تقارير تحليلية لاتخاذ قرارات مبنية على البيانات.
• الخدمة الذاتية للموظفين: السماح للموظفين بالوصول إلى بياناتهم وتحديثها بأنفسهم.

في الماضي، كانت برامج و تطبيقات HRIS تعمل على البنية التحتية التقنية الخاصة بالشركة (on-premise)، مما يعني أنها كانت تُدار على خوادم الشركة. أما في الوقت الحاضر، فإنها أصبحت تعتمد بشكل كبير على السحابة (cloud-based)، مما يجعلها أسهل في التحديث والتطوير، بالإضافة إلى تقديم ميزات إضافية كالأمن والتوافر العالي.

مقارنة بين نظام معلومات الموارد البشرية vs نظام إدارة الموارد البشرية vs إدارة رأس المال البشري

المصطلحات لمقارنة  HRIS وHRMS وHCM تُستخدم في كثير من الأحيان بالتبادل. وبينما هناك تداخل في المجالات الأساسية للموارد البشرية التي تعتمد على بيانات الموظفين، إلا أنها ليست نفس الشيء. بل تتطور هذه الأنظمة وتبني على بعضها البعض وتقدم ميزات متزايدة التعقيد حسب احتياجات الشركة.

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS): 

يقدم بيانات أساسية وأتمتة للعمليات. يتضمن هذا النظام ميزات مثل:

• تحسين أداء الموظفين HRIS
• إدارة الفوائد HRIS
• معالجة الرواتب
• إدارة الوقت والحضور
• التقارير والتحليلات
• الخدمة الذاتية للموظفين

نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS): 

يقدم جميع وظائف HRIS بالإضافة إلى ميزات إضافية تشمل:

• التوظيف وتتبع المتقدمين
• التوظيف والإعداد (Onboarding)
• إدارة الأداء
• مشاركة الموظفين

إدارة رأس المال البشري (HCM): 

يقدم جميع وظائف HRIS وHRMS، بالإضافة إلى ميزات إضافية. يهدف إلى تحسين تجربة الموظف ويركز على الاستراتيجية والتخطيط، ويشمل:

• التعلم والتطوير
• إدارة التعويضات
• التخطيط للتعاقب الوظيفي
• بيانات ومعايير الصناعة
• تحليلات متقدمة وذكاء الأعمال

وظائف نظام معلومات الموارد البشرية

تشتمل وظائف نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على العديد من الميزات المصممة لتبسيط وتعزيز عمليات الموارد البشرية داخل المؤسسة. يمكن أن تختلف هذه الوظائف وفقًا لموفر الخدمة، ولكن الوظائف الأساسية تتضمن عادةً ما يلي:

إدارة بيانات الموظفين

يتضمن ذلك جمع بيانات الموظفين وتنظيمها وتخزينها. إنها سمة أساسية لأي نظام معلومات الموارد البشرية، حيث أنها تعمل على مركزية المعلومات، وتقليل الأعمال الورقية، وضمان دقة البيانات. يمكن لمحترفي الموارد البشرية توفير وقت كبير باستخدام نظام معلومات الموارد البشرية لإدارة بيانات الموظفين.

إدارة المزايا

 يعمل نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على تبسيط إدارة المزايا من خلال أتمتة عمليات التسجيل، وتتبع أهلية الموظف، وتوفير منصة مركزية لإدارة خطط المزايا المختلفة. يمكن للموظفين الوصول بسهولة إلى اختيارات المزايا الخاصة بهم وتعديلها من خلال النظام.

معالجة كشوف المرتبات

 تعمل ميزة كشوف المرتبات على أتمتة عملية الدفع لموظفي المؤسسة. ويتضمن عادةً إدخال البيانات التعاقدية والمعلومات المتعلقة بالموظفين الجدد في النظام، ودمجها مع بيانات الوقت والحضور، وإنشاء أوامر الدفع في نهاية كل فترة دفع.

إدارة الوقت والحضور

تجمع هذه الوحدة بيانات الوقت والحضور من الموظفين، وخاصة تلك المتعلقة بعمال المناوبات الذين يسجلون الدخول والخروج. في البيئات الرقمية الحديثة، غالبًا ما يستخدم الموظفون أنظمة بصمات الأصابع أو البطاقات المتزامنة مع نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) لتسجيل ساعات عملهم بدقة.

التقارير والتحليلات

يتيح نظام معلومات الموارد البشرية إنشاء تقارير آلية للموارد البشرية حول موضوعات مختلفة مثل معدل دوران الموظفين والغياب والأداء. تتضمن التحليلات تحليل هذه الأفكار لتحسين اتخاذ القرار والتخطيط الاستراتيجي.

الخدمة الذاتية للموظفين 

تتبنى الشركات بشكل متزايد وظائف الخدمة الذاتية للموظفين، مما يسمح للموظفين والمشرفين عليهم بإدارة بياناتهم الخاصة. على سبيل المثال، يمكن للموظفين طلب إجازة، والتي، بمجرد الموافقة عليها، يتم حفظها على الفور في النظام لتتبع الرواتب والمزايا.

لفوائد المتعددة لنظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)

تستفيد المنظمة وقسم الموارد البشرية والموظفين بشكل متعدد من استخدام نظام معلومات الموارد البشرية.

يصبح العمل مع هذا النوع من البرمجيات مثيرًا بشكل عام عندما تصل الشركة إلى ما بين 30 إلى 50 موظفًا. يصبح إدارة المعلومات الأساسية للموظفين في Excel مرهقًا في هذه النقطة وتحتاج الإجراءات البسيطة مثل الموافقة على إجازة الموظفين إلى توحيد.

يكون استخدام نظام معلومات الموارد البشرية مفيدًا بشكل خاص للمنظمات الكبيرة، التي عادة ما تستخدم أنظمة HRIS متقدمة أكثر لدعم وظائف الموارد البشرية المختلفة. ومن المناسب أن يستخدم الشركات الصغيرة نظام معلومات الموارد البشرية الأساسي أكثر.

دعونا نلقي نظرة على بعض الفوائد الرئيسية للعمل مع نظام معلومات الموارد البشرية:

تحسين حفظ السجلات

نظام معلومات الموارد البشرية هو نظام حفظ سجلات يتتبع التغييرات في أي شيء يتعلق بالموظفين. وبالتالي، يمكن اعتبار نظام معلومات الموارد البشرية مصدرًا وحيدًا للحقيقة فيما يتعلق ببيانات الشخصيات.

الامتثال

يتم جمع بعض بيانات الموظفين وتخزينها لأسباب الامتثال. فكر، على سبيل المثال، في المواد لتحديد هوية الموظفين في حالة السرقة أو الاحتيال أو أي سلوك غير لائق آخر، معلومات جهة الاتصال الأولى في حالات الطوارئ، معلومات تحديد هوية المواطنين لمكتب الضرائب، وتواريخ انتهاء الصلاحية للشهادات الإلزامية. يمكن للمنظمات تخزين كل هذه المعلومات في نظام معلومات الموارد البشرية. يجب أن تُخزن البيانات بشكل آمن ومضمون، وفقًا لتنظيمات الإتحاد الأوروبي لحماية البيانات العامة.

الكفاءة

يستفيد التحديد الدقيق وتوفير الوقت من وجود كل هذه المعلومات في مكان واحد. لا تزال بعض الشركات تحتفظ بالكثير من البيانات حول الموظفين كأوراق عملية. يستغرق البحث عن الملف الصحيح وتحديد الورقة الصحيحة الكثير من وقت الموظفين. في الولايات المتحدة، على سبيل المثال، لا يزال حوالي 38٪ من الموظفين يستخدمون أوراق العمل الورقية وبطاقات الضرب. في كندا، هذا الرقم يصل إلى 58٪.

استراتيجية الموارد البشرية

 يسمح نظام معلومات الموارد البشرية بتتبع البيانات المطلوبة لتقدم استراتيجية الموارد البشرية والأعمال. سنناقش أمثلة على كيفية استغلال بيانات HRIS لاحقًا في هذا المقال.

الخدمة الذاتية للموارد البشرية

 فائدة أخرى لنظام معلومات الموارد البشرية هي قدرته على تقديم الخدمة الذاتية للموظفين والمديرين. يتيح هذا للموظفين أن يكونوا أكثر استقلالية وإدارة (معظم) شؤونهم الخاصة، مثل تحديث معلوماتهم أو طلب الإجازات.

تحسين تجربة الموظف

عندما يُنفذ بشكل صحيح، يمكن أن تؤثر الفرص الذاتية المتاحة للخدمة الذاتية وسهولة الوصول إلى معلومات الموارد البشرية التي يقدمها نظام معلومات الموارد البشرية بشكل إيجابي على تجربة الموظف الرقمية، وبالتالي، على تجربة الموظف الشاملة. من خلال تقديم الوصول الذاتي إلى المعلومات وتيسير عمليات الإدارة الشخصية، يمكن أن يشعر الموظفون بأنهم أكثر تواصلاً وتوجيهاً في بيئة العمل، مما يسهم في زيادة رضاهم وإنتاجيتهم.

برامج HRIS للشركات 

وهناك منافسة شديدة في سوق برمجيات HRIS، حيث توجد العديد من البائعين للاختيار من بينهم وفقاً لاحتياجات المؤسسة.

تُدرج جارتنر أبرز حزم إدارة رأس المال البشري للمؤسسات التي تملك أكثر من 1000 موظف. وتشمل هذه القائمة:

SAP SuccessFactors

Workday

Ceridian Dayforce

Oracle

UKG

وبالنسبة للشركات الكبيرة، هناك أيضًا بائعون معروفون آخرون لـ HRIS مثل ADP و Cornerstone و Cegid.

أمثلة على برامج لإدارة مشاريع الموارد البشرية للشركات الصغيرة والمتوسطة تشمل:

⓵ Workable

⓶ FreshTeam

⓷ Gusto

⓸ monday.com

⓹ nTask

⓺ Rippling HR

⓻ Bamboo HR

⓼ TeamSense

6 خطوات أساسية تنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية

عملية تنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) تتطلب ست خطوات أساسية:

1. البحث:

تبدأ العملية بفحص احتياجات أطراف مختلفة في المؤسسة من نظام معلومات الموارد البشرية. بناءً على هذه الاحتياجات، يمكنك اختيار مزودين محتملين بعد التحقق من قائمة متطلبات نظام معلومات الموارد البشرية التي يجب توافرها.

ثم يمكنك طلب عروض أسعار من هؤلاء المزودين. في نهاية هذه المرحلة، يكون من المفترض أنك قد اخترت مزودًا مناسبًا لنظام معلومات الموارد البشرية.

2. التخطيط والتوجيه:

في هذه المرحلة، تختار شريكًا للتنفيذ وتنشئ لجنة توجيه وفريق تنفيذ. تتألف اللجنة التوجيهية عادةً من ممثلين كبار من مزود نظام معلومات الموارد البشرية المختار، ومدير الموارد البشرية في المؤسسة، ومدير المشروع الداخلي، ومفضلًا مستخدمًا كبيرًا من الأعمال.

وتتحمل مسؤولية الفريق التنفيذي العمل على المهام اليومية التي تنشأ خلال عملية التنفيذ.

3. التحديد والتصميم:

يجب في هذه المرحلة تحديد مجموعات المستخدمين ورسم العمليات وسير العمل. وتعريف المتطلبات الوظيفية والتقنية لبنية نظام معلومات الموارد البشرية وأمانه.

ويجب أيضًا ملاحظة أنه قد تحتاج إلى بناء تكامل بين نظام معلومات الموارد البشرية والأنظمة القائمة أخرى خلال هذه المرحلة. ولهذا السبب، من الضروري أن يكون لديك نظام معلومات الموارد البشرية يتمتع بقدرات التكامل لاستيعاب الأنظمة القائمة والمستقبلية.

4. الضبط والاختبار:

يجب في هذه المرحلة إنشاء فريق اختبار أساسي لاختبار نظام معلومات الموارد البشرية الجديد وتقديم ملاحظات لتحسينه. بعد ذلك، يجب إنشاء اختبار قبول المستخدم، حيث يمكنك جلب عدد من المستخدمين لتقديم ملاحظاتهم النهائية.

5. التدريب والتواصل:

قبل التشغيل الفعلي، ستحتاج إلى إعداد تدريب للموظفين التقنيين الخاصين بك، وخطة للتواصل، وصفحة للأسئلة الشائعة، ومستندات دعم أخرى.

6. التنفيذ والمحافظة:

بمجرد وضع جميع عمليات الدعم في مكانها، يمكنك إطلاق نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك رسميًا. تذكر أن جمع التغذية الراجعة باستمرار وتحديث مواد التدريب الخاصة بك وفقًا للأنظمة المتطورة أمر أساسي. الاتصال المستمر والدقيق هو المفتاح هنا.

أفضل ممارسات إدارة HRIS

تتطلب ممارسات متميزة لضمان استمرارية تقديم الخدمات بفعالية للمستخدمين بعد تنفيذ النظام. دعنا نلقي نظرة على بعض أفضل الممارسات لإدارة نظام معلومات الموارد البشرية.

1. التخصيص لاحتياجات المؤسسة: يجب تخصيص نظام HRIS ليتناسب مع الاحتياجات وسير العمل الخاصة بالمؤسسة، مثل تهيئة الحقول والنماذج وسير العمل لاستيعاب العمليات الفريدة ومتطلبات التقارير. يمكن لبعض الأنظمة (والموردين) أن تسمح بمزيد من التخصيص من غيرها، لذا يجب الانتباه لهذا الأمر والسؤال عنه عند اختيار مزود الخدمة.
2. الصيانة الدورية للبيانات: يجب تنفيذ عمليات تدقيق وتنظيف دورية للبيانات لضمان دقة وسلامة بيانات نظام HRIS، بما في ذلك سجلات الموظفين ومعلومات الرواتب وتقييم الأداء.
3. تدريب ودعم المستخدمين: يجب توفير جلسات تدريب شاملة ودعم مستمر لمستخدمي نظام HRIS لتحقيق أقصى استفادة وضمان إتقان الموظفين استخدام النظام لمهام مثل تتبع الوقت وتسجيل المزايا وإدارة الأداء.
4. الأمان المستمر للبيانات: يجب تنفيذ تدابير أمان بيانات قوية، بما في ذلك بروتوكولات التشفير وضوابط وصول المستخدم وعمليات تدقيق الأمان الدورية، لحماية معلومات الموظفين الحساسة المخزنة داخل نظام HRIS من الوصول غير المصرح به أو الانتهاكات.
5. مراقبة الأداء وتحسينه: يجب مراقبة معدلات أداء النظام بانتظام، مثل أوقات الاستجابة واستطلاعات رضا المستخدمين، لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتحسين أداء النظام من خلال التحسينات أو الترقيات عند الضرورة.
6. تحديثات وصيانة النظام الدورية: يجب البقاء على اطلاع بالتحديثات والتصحيحات التي يوفرها مورد نظام HRIS لضمان أفضل أداء للنظام والوصول إلى ميزات جديدة والامتثال لمتطلبات التنظيم المتطورة. يجب أيضًا تنفيذ مهام الصيانة الدورية، مثل نسخ النسخ الاحتياطي لقواعد البيانات والنظام، لمنع فقدان البيانات وتعطل النظام.

الطريقة المثلى للاستفادة القصوى من بيانات نظام إدارة الموارد البشرية

لا تقتصر دور إدارة الموارد البشرية على تسهيل إدارة القوى العاملة فحسب، بل يمكن (ويجب) على الإدارة استغلال بيانات نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) لإنشاء استراتيجيات أكثر فعالية في إدارة المواهب والاحتفاظ بها. فيما يلي الطرق:

• دمج نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) الخاص بك مع أنظمة أخرى ذات صلة، مثل نظم إدارة الأداء ونظم التعلم وأنظمة التوظيف، لتوحيد البيانات والحصول على رؤية شاملة لبيانات دورة حياة الموظف.
• استخدام البيانات التاريخية من نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) لتحديد الأنماط والاتجاهات في معدلات تحول الموظفين، والانخراط، والأداء. قم بتحليل العوامل المساهمة في تحول الموظفين، مثل مدة الخدمة، والمستوى الوظيفي، والإدارة، وتقييمات الأداء.
• الاستفادة من تحليلات نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) لتطوير تدخلات مخصصة للموظفين المعرضين للمخاطر، مثل التدريب المستهدف، وفرص التطوير الوظيفي، أو تعديلات على حمل العمل أو مسؤوليات الوظيفة.
• تشجيع التعاون بين إدارة الموارد البشرية ومديري الخط في استغلال تحليلات نظام إدارة الموارد البشرية (HRIS) لاستراتيجيات إدارة المواهب والاحتفاظ بها. قدم للمديرين الوصول إلى بيانات HRIS ذات الصلة والتحليلات لدعم اتخاذ القرارات القائمة على البيانات على مستوى الفريق.

دور محلل نظم معلومات الموارد البشرية:

في مجال الوظائف، هناك دور بشكل خاص يتضمن العمل مع نظام معلومات الموارد البشرية في المؤسسة بشكل كبير، وهو دور محلل نظم معلومات الموارد البشرية.

يحتل محلل نظم معلومات الموارد البشرية موقعًا فريدًا يجمع بين الخبرة في تقنية المعلومات والبيانات في مجال الموارد البشرية.

وتتعلق الوظائف الأخرى ذات الصلة بنظام معلومات الموارد البشرية بمدير نظام معلومات الموارد البشرية وأخصائي نظام معلومات الموارد البشرية.

ماذا يفعل محلل نظم معلومات الموارد البشرية؟

يعمل محلل نظم معلومات الموارد البشرية على دعم وتطوير نظام الموارد البشرية في الشركة. يقوم بمهام مثل البحث عن مشاكل النظام وإيجاد حلول لها، والتواصل مع أقسام أخرى في الشركة مثل الشؤون المالية والرواتب. يقوم أيضًا بإنشاء تقارير دورية وغير دورية لتقييم أداء النظام وتحسين عملياته. في بيئة العمل الحالية، تعتبر مهارة العمل مع نظام الموارد البشرية ضرورية لجميع موظفي الموارد البشرية، خاصة في الشركات الصغيرة والمتوسطة التي قد لا تمتلك فريقًا مخصصًا لهذا الغرض.

الشهادة في نظم المعلومات الإدارية للموارد البشرية

الشهادة في نظم المعلومات الإدارية للموارد البشرية تقدم فهماً قوياً لبناء وإدارة استراتيجية موارد بشرية رقمية. إذا كنت مهتماً بتطبيق هذه النظم في مؤسستك، فإن الحصول على شهادة ممكن أن يكون مفيداً. فريق الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات قد يجدون الاستفادة من هذه الشهادة. دراسة تكنولوجيا المعلومات وإدارة الموارد البشرية تعزز فهمك للنظام وعملياته، مما يمكنك من اتخاذ قرارات أفضل في تنفيذ وتشغيل النظام.