إدارة المشاريع أو إدارة الاعمال عملية تنظيم وتخطيط وتنفيذ ومراقبة وإنهاء العمل لتحقيق أهداف محددة وفق جدول زمني وميزانية معينة. بمعنى آخر، الطريقة التي تُدير بها تنفيذ المشروع هي مؤشر رئيسي على مدى نجاحك في تحقيق الأهداف المطلوبة.
تُعد إدارة المشاريع جزءًا حيويًا في أي عمل، ومن الضروري معرفة كيفية إدارة المشاريع بفعالية لتحقيق النتائج المرجوة.
في هذا المنشور، سنتناول العناصر الأساسية التي تُشكل إطارًا قويًا لإدارة المشاريع بشكل فعّال.
 |
| إدارة المشاريع |
نطاق العمل المحدد (Defined Scope of Work)
تعريف نطاق العمل (Defined Scope of Work) هو خطوة أساسية في إدارة المشاريع تهدف إلى توضيح حدود وأهداف المشروع من البداية، مما يساعد في ضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد وبجودة عالية.
إذا لم يكن نطاق المشروع محددًا بوضوح، قد يتوسع بشكل غير متوقع، وهو ما يعرف بـ "تسلل النطاق" (Scope Creep)، مما يؤدي إلى تأخيرات وزيادة التكاليف.
لتعريف نطاق العمل بشكل فعال، يحتاج مدير المشروع إلى فهم متطلبات وتوقعات جميع أصحاب المصلحة.
لماذا نحتاج إلى تحديد نطاق المشروع؟
- الوضوح والتركيز: يساعد في توجيه جهود الفريق نحو تحقيق الأهداف المحددة.
- السيطرة على التكاليف والوقت: يساعد في تقدير الموارد اللازمة وتجنب الزيادة في التكاليف أو التأخير في التسليم.
- إدارة التوقعات: يساعد في إدارة توقعات العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين.
- تجنب النزاعات: يساعد في تجنب سوء الفهم والنزاعات حول ما يجب القيام به وما لا يجب القيام به.
ويجب أن يُوضح نطاق المشروع الأمور التالية:
- المخرجات المحددة بوضوح: يجب تحديد الأهداف النهائية والنتائج المتوقع تسليمها استنادًا إلى اتفاق الجميع.
- الوقت والموارد المطلوبة: يجب تحديد الوقت والموارد المطلوبة لإنجاز المشروع بوضوح من البداية.
- التغييرات المسموح بها: يجب توضيح إلى أي مدى يمكن السماح بإدخال تغييرات على نطاق المشروع، وكيف سيتم التعامل مع هذه التغييرات.
إدارة نطاق المشروع بشكل فعال تساعد الفريق على فهم ما ينتظرهم وتوجيه الجهود نحو التسليم في الوقت المناسب.
استخدام أدوات مثل "بيان العمل" (Statement of Work) يمكن أن يكون مفيدًا في تسهيل هذه العملية، لأنه يوفر وثيقة واضحة وشاملة لتوقعات المشروع.
أهداف وغايات واضحة (Clear Goals and Objectives)
الأهداف الواضحة والغايات مهم جدا لإدارة المشاريع و عندما تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس، فإنها تعمل كخريطة طريق واضحة لل فريق. الأهداف تمثل النتيجة المرجوة من المشروع وتكون على مستوى عالٍ وشامل، في حين أن الغايات (الأهداف المحددة) تعتبر خارطة طريق تساعد على تحقيق هذه الأهداف بشكل دقيق.
على سبيل المثال، إذا كانت وكالة تصميم مواقع ويب، فإن الهدف الرئيسي قد يكون إطلاق موقع ويب في غضون شهرين يتصدر نتائج البحث. أما الأهداف المحددة لتحقيق هذا الهدف فقد تتضمن:
- إنشاء ومشاركة النماذج الأولية مع العميل بحلول الأسبوع الثالث.
- الحصول على موافقة العميل في الأسبوع الثالث والبدء في تطوير الموقع.
- ضمان تحميل الموقع بسرعة، حيث أن سرعة التحميل عامل مهم في ترتيب محركات البحث وتجربة المستخدم.
- التأكد من أن الموقع يعمل بشكل جيد على جميع الأجهزة (هواتف ذكية، أجهزة لوحية، حواسيب)، حيث أن الاستخدام المتنقل في تزايد مستمر.
- تطبيق أعلى معايير الأمان لحماية بيانات المستخدمين والموقع من الاختراقات.
- تشغيل الموقع التجريبي بحلول الأسبوع الخامس.
الفرق بين الأهداف والغايات:
الهدف هو "ما أو كيف" ما هي الخطوات العملية لنجاح موقع الويب؟.
الغاية هي "لماذا" وكيف سيتم تحقيق هذا الهدف.
الفشل يؤدي إلى مجموعة من المشكلات التي تعيق سير العمل وتزيد من احتمالية فشل المشروع بأكمله.
مثلاً، إذا كانت الوكالة تواجه صعوبة في تحديد الأهداف والغايات، فقد يكون السبب هو:
- التعامل مع جمع المتطلبات كعنصر ثانوي: إذا لم يكن هناك منهجية واضحة لجمع المتطلبات، قد يؤدي ذلك إلى فهم غير كامل لاحتياجات العميل.
- عدم إشراك العميل في تحديد الأهداف والغايات: قد يؤدي ذلك إلى تغيير مستمر في متطلبات المشروع إذا لم تُطرح الأسئلة الصحيحة في الوقت المناسب.
بمجرد تحديد الأهداف والغايات، من المهم توثيقها والتواصل بها مع جميع أصحاب المصلحة لضمان البقاء على المسار الصحيح.
يمكن أن يساعدك ميثاق المشروع (Project Charter) في توضيح وتكرار الأهداف والغايات للجميع.
تحديد الأدوار والمسؤوليات (Defining Roles and Responsibilities)
تحديد الأدوار والمسؤوليات هو عملية توضيح وتوثيق المهام والواجبات لكل فرد أو فريق مشارك في المشروع. في هذه المرحلة، يجب تحديد الفريق المناسب وأصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيلعبون أدوارًا محورية في تحقيق نتائج المشروع المطلوبة.
أهمية تحديد الأدوار:
- يضمن أن كل شخص يعرف دوره ومسؤولياته.
- يساعد في منع الالتباس حول من يجب أن يتخذ القرارات أو يتولى مهام معينة.
- يحسن التعاون ويساهم في نجاح المشروع.
اللجنة التوجيهية (Steering Committee):
اللجنة التوجيهية تلعب دورًا رئيسيًا في إدارة المشروع. فهي مسؤولة عن:
- تقييم التقدم: التأكد من أن المشروع يسير وفقًا للخطة.
- تحقيق القيمة: مراقبة ما إذا كان المشروع يسلم النتائج المرجوة.
- اتخاذ القرارات الحاسمة: الموافقة على التعديلات المهمة أو إعادة توجيه المشروع إذا لزم الأمر.
إطار عمل DACI:
DACI هو إطار عمل مفيد لتحديد أدوار اتخاذ القرار، ويتضمن:
- (القائد): الشخص الذي يدير المشروع أو النشاط المحدد.
- (الموافق): الشخص المسؤول عن الموافقة النهائية على القرارات.
- (المساهم): الأشخاص الذين يقدمون الخبرة أو المدخلات اللازمة.
- (المطلع): الأشخاص الذين يجب أن يتم إعلامهم بالتقدم أو القرارات.
أدوات مفيدة:
- سجل أصحاب المصلحة (Stakeholder Register): هو وثيقة تحتوي على تفاصيل جميع أصحاب المصلحة، أدوارهم، وتأثيرهم على المشروع.
- مخطط RACI: مخطط يحدد من هو المسؤول (Responsible)، من هو المسؤول الأساسي (Accountable)، من هو المستشار (Consulted)، ومن هو المطلع (Informed). يساعد هذا المخطط في توضيح أدوار الجميع ومسؤولياتهم لضمان عدم وقوع المهام بين الأطراف دون توضيح المسؤولية.
هذه الأدوات تساهم في توضيح من يفعل ماذا، وتساعد في تجنب الازدواجية أو الارتباك أثناء تنفيذ المشروع.
التخطيط الواضح (Unambiguous planning)
التخطيط الواضح لإدارة المشاريع هو عملية منظمة تهدف إلى تحديد الأهداف، وتخصيص الموارد، ووضع خطة زمنية دقيقة لتنفيذ مشروع معين بفعالية وكفاءة.. في هذه المرحلة، يتم إنشاء خريطة طريق للمشروع وأصحاب المصلحة المشاركين فيه.
من الأفضل التفكير في المشروع على أنه سلسلة من المراحل المميزة. توصي معظم منهجيات إدارة المشاريع بتقسيم المشروع إلى مراحل منطقية.
هذا التقسيم يساعد على تجنب الشعور بالإرهاق، لأن تقسيم المشروع الكبير إلى مراحل أصغر يعني التركيز على تحديد الأنشطة والمعالم لكل مرحلة على حدة، بدلاً من محاولة التعامل مع المشروع بالكامل دفعة واحدة.
هذا الأسلوب يمنع الوقوع في قائمة طويلة من المهام والأنشطة والاعتمادات عند مراجعة تقارير حالة المشروع. وللحفاظ على شفافية الأمور مع أصحاب المصلحة والفريق، يمكن استخدام أداة تتبع المشروع (project tracker) كنقطة انطلاق لضمان وضوح سير العمل.
تحديد المعالم (Clear milestones)
وضع المعالم الرئيسية (Clear milestones) هو عملية تحديد نقاط أو أحداث رئيسية داخل المشروع تُستخدم لقياس التقدم وتحديد الأهداف الهامة. كل معلم رئيسي يمثل خطوة مهمة ينتظرها الجميع، وعند تجاوز كل معلم، يكون هناك سبب للاحتفال، مما يعزز الحافز والثقة لدى جميع المشاركين.
التواصل الفعّال (Effective Communication)
التواصل الفعّال هو عملية نقل وتبادل المعلومات بطريقة واضحة ومفهومة بين جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لضمان تحقيق أهداف المشروع بنجاح. يساعد الاجتماع الافتتاحي (kickoff meeting) في توصيل المعلومات بوضوح ويقلل من أي تفاوت في التوقعات.
خطة التواصل الفعّالة تتضمن ما يلي:
- الأشخاص المعنيين بالتواصل: تحديد من يجب التواصل معه في حالة وجود مشاكل أو استفسارات، بالإضافة إلى هيكل التصعيد لحل القضايا.
- وتيرة التواصل: تحديد عدد المرات التي سيلتقي فيها أصحاب المصلحة في المشروع، مدة الاجتماعات، وطريقة التواصل (مثل الاجتماعات الشخصية أو الافتراضية).
- قنوات التواصل: تحديد كيف يمكن لكل طرف التواصل - عبر البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، الاجتماعات، وغيرها.
خطة التواصل الخاصة بالمشروع تساعد في تحديد أهداف التواصل، القنوات المناسبة، وأشخاص الاتصال لكل من يشارك في المشروع.
أداة أخرى مفيدة هي تقرير حالة المشروع، الذي يمكن إرساله بانتظام لضمان أن الجميع على نفس الصفحة ويفهمون تقدم المشروع.
إدارة المخاطر (Risk management)
هي عملية مهمة في إدارة المشاريع، حيث تُستخدم لتحديد المخاطر المحتملة التي قد تعرقل المشروع أو تؤدي إلى تأخير في الجداول الزمنية أو التأثير على الميزانية.
المخاطر هي أي حدث قد يؤدي إلى تعثر المشروع، تأخير الجداول الزمنية، أو التأثير على الميزانية.
إدارة المخاطر تشمل عدة خطوات أساسية:
- تحديد المخاطر المحتملة: عند وضوح النتائج المرجوة، الموارد المطلوبة، والميزانية والجداول الزمنية، يمكنك تحديد المخاطر المحتملة. يتم ذلك من خلال جمع المعلومات ذات الصلة والعصف الذهني مع أصحاب المصلحة.
- التحليل النوعي والكمي: بعد جمع البيانات، يتم إجراء تحليل نوعي وكمي لتحديد كيفية تأثير المخاطر على المشروع وأجزائه المتحركة.
- تصنيف المخاطر: بعد تحديد جميع المخاطر، يتم تصنيفها حسب الأولوية بمشاركة أصحاب المصلحة.
- وضع خطة احتياطية: يجب وضع خطة طوارئ للمخاطر، ويشمل ذلك إشراك أصحاب المصلحة والإدارة العليا.
- تحديد المسؤولين: بمجرد وضع الخطة، من المهم تحديد أصحاب المصلحة الذين سيكونون مسؤولين عن إدارة أجزاء مختلفة من المخاطر. هذا يضمن معرفة الجميع بمن يمكنهم اللجوء إليه عند حدوث خطر.
- المراقبة والاستجابة: مدير المشروع وأصحاب المصلحة الذين يتحملون مسؤولية إدارة المخاطر يجب أن يراقبوا المشروع ويستجيبوا عند ظهور أي خطر.
الخلاصة
إدارة المشاريع هي عملية معقدة تتطلب التخطيط والتنظيم الجيدين لتحقيق الأهداف المرجوة. تعتمد الركائز السبعة لإدارة المشاريع على مجموعة من المبادئ الأساسية التي تساهم في نجاح أي مشروع. من خلال تحديد نطاق العمل بشكل دقيق، وضمان وضوح الأهداف والغايات، يمكن للمشروع أن يسير على المسار الصحيح.
كما أن تحديد الأدوار والمسؤوليات يساهم في تعزيز التنسيق بين أفراد الفريق، بينما يوفر التخطيط الواضح خارطة طريق للتنفيذ. تعد المعالم الواضحة ضرورية لتقييم التقدم المحرز في المشروع، ويعد التواصل الفعّال بين جميع الأطراف عاملاً مهماً لضمان التنسيق المستمر.
أخيرًا، فإن إدارة المخاطر تعتبر من الركائز الأساسية التي تساعد في التنبؤ بالتحديات المحتملة وتطوير استراتيجيات للتعامل معها. إذا تم تطبيق هذه الركائز بشكل فعّال، فإنها تضمن نجاح المشروع وتحقيق النتائج المرجوة في الوقت المحدد.
