تريلو هي أداة إدارة مشاريع شهيرة تُشاد ببساطتها وقدرتها على التكيف في تنظيم المهام وسير العمل. واجهتها سهلة الاستخدام تجذب المستخدمين من مختلف الصناعات، مما يجعلها الخيار المفضل للأفراد والفرق على حدٍ سواء.
في قلب تريلو توجد مكونات أساسية مثل اللوحات والقوائم والبطاقات والملصقات والأعضاء، والتي تسهّل التعاون السلس وإدارة المهام. إن فهم هذه العناصر داخل نظام تريلو أمر ضروري لتحقيق أقصى قدر من فعالية الأداة في تحسين الإنتاجية. يهدف هذا المقدمة إلى الخوض في هذه المكونات الأساسية لتريلو وأهميتها في تحسين سير عمل إدارة المشاريع.
المكونات الأساسية لتريلو
1. Boards أى اللوحات
لسوء الحظ ، تريلو حاليا لا تقدم الدعم الأصلي لإنشاء لوحات مخصصة. ومع ذلك ، هناك حلول يمكنك استخدامها لتحقيق وظيفة مماثلة:
- الاستفادة من التسميات والمرشحات: تريلو يسمح تعيين تسميات لبطاقات. يمكنك إنشاء تسميات خاصة باحتياجات مشروعك واستخدام وظيفة التصفية لعرض البطاقات التي تحتوي على هذه الملصقات فقط ، مما يؤدي بشكل أساسي إلى إنشاء لوحة مخصصة افتراضية.
- إنشاء لوحات منفصلة: يمكنك إنشاء لوحات متعددة داخل تريلو ، كل منها مخصص لمرحلة أو فئة أو سير عمل معين. على الرغم من أن هذه الطريقة لا تعرض كل شيء على لوحة واحدة ، إلا أنها تتيح تنظيما وتصنيفا أفضل لمهامك.
- التكامل مع أدوات الطرف الثالث: يتكامل تريلو مع العديد من أدوات الطرف الثالث مثل تريلو وأسانا ، والتي توفر خيارات تخصيص أكثر قوة للوحات. يمكنك تصدير بيانات تريلو الخاصة بك إلى هذه المنصات والاستفادة من وظائف اللوحة المخصصة الخاصة بهم.
في حين أن هذه الأساليب ليست حلولا مثالية ، إلا أنها توفر بعض المرونة في تنظيم عملك داخل تريلو حتى تقدم المنصة دعما محليا للوحات مخصصة.
2. Lists أى القوائم
القوائم هي اللبنات الأساسية التي تحدد سير العمل داخل لوحة Trello الخاصة بك. تعمل بشكل أساسي كمراحل أو فئات مختلفة لمهامك ، مما يساعدك على تصور تقدم مشروعك.
فيما يلي بعض النقاط الإضافية حول القوائم في Trello:
الخصائص: لا تقتصر على أسماء محددة مسبقًا مثل "العصف الذهني" أو "اكتمل". يمكنك تخصيص عناوين القوائم لتعكس بصدق المراحل المحددة لمشروعك. على سبيل المثال ، في لوحة تطوير البرامج ، يمكن تسمية قوائمك باسم "متأخر" ، "قيد التطوير" ، "اختبار" ، و "نُشرت".
- عدد القوائم: لا يوجد حد لعدد القوائم التي يمكنك إضافتها إلى اللوحة. يتيح لك هذا إنشاء مراحل محددة للمشاريع المعقدة أو الحفاظ على البساطة للمهام الأصغر.
- إعادة ترتيب القوائم: يمكنك بسهولة سحب وإفلات القوائم لتغيير ترتيبها على اللوحة. يتيح لك هذا إعادة ترتيب مراحل سير العمل حسب الحاجة ، والحفاظ على تنظيم لوحتك وتعكس سير العمل الأكثر كفاءة.
- أرشفة القوائم: بمجرد أن تفي القائمة بغرضها (على سبيل المثال ، المهام "المكتملة") ، يمكنك أرشفتها للحفاظ على لوحتك نظيفة وتركيزها على المراحل النشطة.
• من خلال الاستفادة الفعالة من القوائم ، يمكنك:
* تصور تقدم مشاريعك
* تحسين التعاون بين الفريق
* والتأكد من أن المهام تتحرك بسلاسة خلال سير العمل المطلوب
3. Cards أى القوائم
البطاقات هي الوحدات الأساسية للعمل داخل تريلو، حيث تمثل المهام الفردية التي تحتاج إلى إكمال كجزء من مشروع أكبر. فيما يلي نظرة أعمق على بطاقات تريلو:
الميزات الأساسية للبطاقات:
- الوصف: توفر كل بطاقة مساحة لوصف المهمة بالتفصيل، بما في ذلك الغرض والمتطلبات أو أي معلومات ذات صلة.
- تعيين الأعضاء: يمكنك تعيين أعضاء فريق محددين على بطاقة، مما يضمن المساءلة والملكية الواضحة للمهام.
- تعيين تواريخ الاستحقاق: يساعد تحديد تواريخ الاستحقاق في الحفاظ على مسار المشاريع الصحيح ويسمح لجميع المشاركين بتصور المواعيد النهائية.
- إضافة قوائم المراجعة: قم بتقسيم المهام المعقدة إلى خطوات أصغر وأكثر قابلية للإدارة باستخدام قوائم المراجعة داخل البطاقات. يعزز هذا التنظيم ويضمن تغطية جميع جوانب المهمة.
- إرفاق الملفات: قم بإرفاق المستندات والصور أو الموارد الأخرى ذات الصلة مباشرة بالبطاقة لسهولة الوصول إليها من قبل جميع المشاركين.
- إضافة التعليقات والملصقات: سهّل التواصل والتعاون من خلال التعليقات والملصقات. استخدم التعليقات لمناقشة المهمة أو طرح الأسئلة أو تقديم التحديثات. ضع ملصقات لتصنيف المهام أو تحديد أولوياتها أو تصفيتها لعرضها بشكل أسهل.
تحريك البطاقات:
كما ذكرت، فإن القدرة على سحب البطاقات وإفلاتها بين القوائم هي ميزة أساسية في تريلو. يتيح لك هذا:
- تمثيل التقدم بصريًا: يؤدي نقل البطاقة من "مطلوب" إلى "جارٍ العمل" إلى "منجز" إلى إظهار تقدمها بوضوح داخل سير العمل.
- التكيف مع التغييرات في الأولويات: قم بسهولة بتعديل ترتيب أو موقع البطاقات إذا تغيرت الأولويات أو أصبحت المهام تعتمد على مهام أخرى.
- الحفاظ على المرونة: تتيح لك وظيفة السحب والإفلات تكييف لوحة المشروع لتلبية الاحتياجات المتغيرة دون الحاجة إلى إعادة تصميمها بالكامل.
من خلال الاستفادة من ميزات البطاقات بشكل فعال، يمكنك إنشاء نظام واضح ومنظم لإدارة المهام، وتعزيز التعاون داخل فريقك، وضمان بقاء المشاريع على المسار الصحيح.
كما يقدم تريلو مجموعة متنوعة من الميزات لمساعدتك على التعاون مع الآخرين ، مثل:
تعيين المهام: يمكنك تعيين بطاقات لأعضاء محددين في فريقك.
إضافة تعليقات: يمكنك إضافة تعليقات إلى بطاقات لمناقشة المهمة مع الآخرين.
إرفاق الملفات: يمكنك إرفاق ملفات بالبطاقات لمشاركة المستندات أو الصور أو الموارد الأخرى.
وشكا من السلطة: وشكا من السلطة هي الوظائف الإضافية التي توفر وظائف إضافية لتريلو ، مثل التصويت ، والتقويم ، والتكامل مع تطبيقات أخرى.
